Publier et partager.
Le rapport sort de votre PC. Power BI Service, le partage à votre équipe, le refresh automatique : votre travail va enfin vivre auprès des décideurs, à jour et accessible.
Objectifs de ce chapitre
- Publier un rapport Desktop sur Service
- Partager avec votre équipe
- Configurer le refresh automatique
- Créer une app pour la distribution finale
1 Publier depuis Desktop
Une fois votre rapport prêt dans Desktop, la publication sur Service prend 30 secondes.
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1
Sauvegardez le .pbix
Ctrl + S avec un nom clair (par exemple « Reporting Ventes 2026.pbix »).
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2
Cliquez « Publier » dans le ruban
En haut à droite. Authentifiez-vous avec votre compte Microsoft 365.
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3
Choisissez le workspace de destination
Mon espace (perso) ou un workspace partagé.
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4
Patientez
5 à 30 secondes selon la taille. Une notification vous indique le succès.
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5
Cliquez le lien
Vous arrivez sur Power BI Service, votre rapport ouvert.
Power BI envoie votre fichier .pbix vers le cloud. Le rapport et son jeu de données (les tables importées) sont stockés sur Service. Le rapport et le dataset y sont 2 entités séparées.
2 Partager avec votre équipe
Une fois publié, vous pouvez partager le rapport. Pré-requis : une licence Pro (environ 10 €/mois) pour vous ET vos destinataires.
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1
Ouvrez le rapport sur Service
Cliquez « Partager » en haut à droite.
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2
Tapez les e-mails
Ils doivent correspondre à des comptes Microsoft 365 / Power BI Pro.
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3
Choisissez les permissions
Lecture seule (Spectateur) ou édition (Membre).
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4
Ajoutez un message (optionnel)
Par exemple « Voici le reporting de janvier… ».
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5
Envoyez
Vos collaborateurs reçoivent un e-mail avec le lien.
En Free, le partage est bloqué : Power BI vous propose alors un essai Pro de 60 jours. Sinon, vous pouvez exporter en PowerPoint ou en PDF (une option moins pro).
3 Le refresh automatique
Si vos données viennent d'un Excel ou d'une base SQL, vous voulez que Power BI les actualise tout seul (chaque jour, chaque heure).
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1
Sur Service, allez dans le dataset
Workspaces → votre rapport → cliquez sur le jeu de données associé.
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2
Configurez la passerelle
Si les données sont on-premises (sur votre PC), installez « On-premises Data Gateway ».
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3
Réglez l'actualisation programmée
Onglet « Actualisation programmée » → activez → choisissez la fréquence (1 fois par jour, 8× par jour maximum en Pro).
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4
Testez « Actualiser maintenant »
Pour vérifier que tout fonctionne avant de programmer.
Si vos données sont dans OneDrive, SharePoint ou Azure SQL, pas besoin de passerelle : Power BI y accède directement. C'est plus simple à configurer.
4 Créer une app pour la distribution
Une app est un workspace packagé pour la distribution finale. Idéale pour diffuser à beaucoup d'utilisateurs (par exemple 50 commerciaux).
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1
Dans le workspace, cliquez « Créer l'app »
En haut à droite.
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2
Configurez
Le nom, la description, la navigation, le branding (logo, couleurs).
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3
Choisissez l'audience
Un e-mail individuel ou un groupe Microsoft 365.
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4
Publiez
L'app devient disponible dans « Apps » pour les utilisateurs.
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5
Mettez à jour
Quand vous modifiez le rapport, republiez l'app pour propager les changements.
Publiez votre rapport sur Service. Vérifiez que vous y avez accès en ligne. Si vous avez Pro, partagez-le à 1 collègue test (un autre de vos comptes fonctionne aussi). Vérifiez qu'il peut bien le voir.
Voir la solution
Si votre rapport apparaît sur app.powerbi.com et que votre collègue test reçoit le lien et peut l'ouvrir, c'est gagné. Vous venez de boucler tout le workflow Desktop → Service → Partage.
À retenir
- Publier : le bouton « Publier » depuis Desktop. 30 secondes.
- Partager : une licence Pro (environ 10 €/mois) pour vous ET vos destinataires.
- Le refresh automatique : une passerelle si les données sont on-premises, direct si elles sont dans le cloud.
- L'app : un workspace packagé pour la distribution finale (50 utilisateurs et plus).
Quiz du chapitre 5
3 questions rapides. Cliquez votre réponse — le feedback apparaît immédiatement.
1. Pour publier un rapport sur Service, il faut :
2. Pour partager à votre équipe, vous avez besoin :
3. Le refresh automatique sur des données on-premises ?
Aujourd'hui, je peux…
Cliquez pour cocher ce que vous maîtrisez après ce chapitre.
Vous avez bouclé le guide de A à Z.
De la découverte à la publication, vous avez tout le workflow Power BI en main. Pour passer à vos vraies données — votre premier rapport partagé, actualisé tout seul — la Formation Power BI 1-to-1 est l'étape logique, sur vos chiffres et vos sources.
