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CHAPITRE 5 / 5

Publier et partager

Power BI Service, partage à votre équipe, refresh automatique. Le rapport sort de votre PC pour vivre auprès des décideurs.

🎯 Objectifs de ce chapitre
  • ✓Publier un rapport Desktop sur Service
  • ✓Partager avec votre équipe
  • ✓Configurer le refresh automatique
  • ✓Créer une app pour distribution finale

1Publier depuis Desktop

Une fois votre rapport prêt dans Desktop, la publication sur Service prend 30 secondes.

1
Sauvegardez le .pbix
Ctrl+S avec un nom clair (ex : "Reporting Ventes 2026.pbix").
2
Cliquez "Publier" dans le ruban
En haut à droite. Authentifiez-vous avec votre compte Microsoft 365.
3
Choisissez le workspace destination
Mon espace (perso) ou un workspace partagé.
4
Patientez
5-30 secondes selon la taille. Une notif vous indique le succès.
5
Cliquez le lien
Vous arrivez sur Power BI Service avec votre rapport ouvert.
📖 Que se passe-t-il

Power BI envoie votre fichier .pbix vers le cloud. Le rapport et son jeu de données (les tables importées) sont stockés sur Service. Le rapport et le dataset sont 2 entités séparées dans Service.

2Partager avec votre équipe

Une fois publié, vous pouvez partager le rapport. Pré-requis : licence Pro (10€/mois) pour vous ET vos destinataires.

1
Ouvrez le rapport sur Service
Cliquez "Partager" en haut à droite.
2
Tapez les emails
Doivent être des comptes Microsoft 365 / Power BI Pro.
3
Choisissez les permissions
Lecture seule (Spectateur) ou édition (Membre).
4
Optionnel : message
"Voici le reporting de janvier..."
5
Envoyez
Vos collaborateurs reçoivent un email avec le lien.
⚠️ Limite Free

Si vous êtes Free et essayez de partager, ça bloque. Power BI vous propose un essai Pro 60 jours. Sinon, exportez en PowerPoint ou PDF (option moins pro).

3Refresh automatique

Si vos données viennent d un Excel ou d une base SQL, vous voulez que Power BI les actualise automatiquement (chaque jour, chaque heure).

1
Sur Service, allez dans le dataset
Workspaces → votre rapport → cliquez sur le jeu de données associé.
2
Configurez la passerelle
Si données on-premises (sur votre PC), installez "On-premises Data Gateway".
3
Configurez l actualisation programmée
Onglet "Actualisation programmée" → activez → choisissez fréquence (1×/jour, 8× max en Pro).
4
Testez "Actualiser maintenant"
Vérifie que tout fonctionne avant de programmer.
💡 Source dans le cloud

Si vos données sont dans OneDrive, SharePoint, Azure SQL, pas besoin de passerelle. Power BI accède directement. Plus simple à configurer.

4Créer une app pour distribution

Une app est un workspace packagé pour distribution finale. Idéal pour distribuer à beaucoup d utilisateurs (ex : 50 commerciaux).

1
Dans le workspace, cliquez "Créer l app"
En haut à droite.
2
Configurez
Nom, description, navigation, branding (logo, couleurs).
3
Choisissez l audience
Email individuel ou groupe Microsoft 365.
4
Publiez
L app devient disponible dans "Apps" pour les utilisateurs.
5
Mettez à jour
Quand vous modifiez le rapport, vous re-publiez l app pour propager.
🎯 Exercice pratique

Publiez votre rapport sur Service. Vérifiez que vous y avez accès en ligne. Si vous avez Pro, partagez à 1 collègue test (vous-même sur un autre compte fonctionne aussi). Vérifiez qu il peut le voir.

Voir la solution

Si votre rapport apparaît sur app.powerbi.com et que votre collègue test reçoit le lien et peut l ouvrir, c est gagné. Vous venez de boucler le workflow Desktop → Service → Partage.

📚 À retenir

  • →Publication = bouton "Publier" depuis Desktop. 30 secondes.
  • →Partage = licence Pro (10€/mois) pour vous ET vos destinataires.
  • →Refresh automatique = passerelle si données on-premises, direct si cloud.
  • →App = workspace packagé pour distribution finale (50+ utilisateurs).
🧠 Testez vos connaissances

Quiz du chapitre 5

1. Pour publier un rapport sur Service, il faut...

✓ Bravo ! Bouton "Publier" dans Desktop + compte Microsoft (Free suffit pour publier sur Mon espace).
✗ Pas tout à fait. La bonne réponse est : Cliquer "Publier" depuis Desktop + compte Microsoft. Bouton "Publier" dans Desktop + compte Microsoft (Free suffit pour publier sur Mon espace).

2. Pour partager à votre équipe, vous avez besoin de...

✓ Bravo ! Free ne permet pas le partage. Vous ET les destinataires devez avoir Pro (sauf usage Premium per user, plus cher).
✗ Pas tout à fait. La bonne réponse est : Pro (10€/mois) pour vous ET vos destinataires. Free ne permet pas le partage. Vous ET les destinataires devez avoir Pro (sauf usage Premium per user, plus cher).

3. Refresh automatique sur données on-premises ?

✓ Bravo ! Pour des données sur votre PC (Excel local, SQL on-premises), vous installez la passerelle qui fait le pont avec le cloud Service.
✗ Pas tout à fait. La bonne réponse est : Installer la passerelle "On-premises Data Gateway". Pour des données sur votre PC (Excel local, SQL on-premises), vous installez la passerelle qui fait le pont avec le cloud Service.

✅ Aujourd hui, je peux...

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